Politique de confidentialité

Apogée Conseils vous assure de la totale confidentialité des données et éléments que vous lui confiez dans la cadre de sa mission. Pour se faire Apogée Conseils respecte la norme simplifiée concernant les traitements automatisés de données relatifs à la gestion de clients et de prospects - CNIL

 

Article 1 : Les données traitées

Les données susceptibles d’être traitées sont :

  1. a) l’identité : civilité, nom, prénoms, adresse, numéro de téléphone (fixe et/ou mobile), numéro de télécopie, adresses de courrier électronique, date de naissance, code interne de traitement permettant l’identification du client (ce code interne de traitement ne peut être le numéro d’inscription au répertoire national d’identification des personnes physiques (numéro de sécurité sociale), ni le numéro de carte bancaire, ni le numéro d’un titre d’identité). Une copie d’un titre d’identité peut être conservée aux fins de preuve de l’exercice d’un droit d’accès, de rectification ou d’opposition ou pour répondre à une obligation légale ;
  2. b) les données relatives aux moyens de paiement : relevé d’identité postale ou bancaire, numéro de chèque, numéro de carte bancaire, date de fin de validité de la carte bancaire ;
  3. c) les données relatives à la transaction telles que le numéro de la transaction, le détail de l’achat, de l’abonnement, du bien ou du service souscrit ;
  4. d) la situation familiale, économique et financière : vie maritale, nombre de personnes composant le foyer, nombre et âge du ou des enfant(s) au foyer, profession, domaine d’activité, catégorie socioprofessionnelle, présence d’animaux domestiques ;
  5. e) les données relatives au suivi de la relation commerciale : demandes de documentation, demandes d’essai, produit acheté, service ou abonnement souscrit, quantité, montant, périodicité, adresse de livraison, historique des achats et des prestations de services, retour des produits, origine de la vente (vendeur, représentant, partenaire, affilié) ou de la commande, correspondances avec le client et service après-vente, échanges et commentaires des clients et prospects, personne(s) en charge de la relation client  ;
  6. f) les données relatives aux règlements des factures : modalités de règlement, remises consenties, reçus, soldes et impayés n’entrainant pas une exclusion de la personne du bénéfice d’un droit, d’une prestation ou d’un contrat soumis à autorisation de la Commission telle que prévue par les dispositions de l’article 25-I-4° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée . Les informations relatives aux crédits souscrits (montant et durée, nom de l’organisme prêteur) peuvent également être traitées par le commerçant en cas de financement de la commande par crédit ;
  7. g) les données relatives à la sélection de personnes pour réaliser des actions de fidélisation, de prospection, de sondage, de test produit et de promotion ;
  8. h) les données relatives à l’organisation et au traitement des jeux concours, de loteries et de toute opération promotionnelle telles que la date de participation, les réponses apportées aux jeux concours et la nature des lots offerts ;
  9. i) les données relatives aux contributions des personnes qui déposent des avis sur des produits, services ou contenus, notamment leur pseudonyme.

 

 

Article 2 : Les destinataires et les personnes habilitées à traiter les données

Peuvent, dans les limites de leurs attributions respectives, avoir accès aux données :
- les personnes chargées du service marketing, du service commercial, des services chargés de traiter la relation client et la prospection, des services administratifs, des services logistiques  et informatiques ainsi que leurs responsables hiérarchiques ;
- les services chargés du contrôle (commissaire aux comptes, services chargés des procédures internes du contrôle...) ;
- les sous-traitants dès lors que le contrat signé entre les sous-traitants et le responsable du traitement fait mention des obligations incombant aux sous-traitants en matière de protection de la sécurité et de la confidentialité des données (article 35 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée) et précise notamment les objectifs de sécurité devant être atteints.

Peuvent être destinataires des données :
- les partenaires, les sociétés extérieures ou les filiales d’un même groupe de sociétés dans les conditions prévues par l’article 6 de la présente norme ;
- les organismes, les auxiliaires de justice et les officiers ministériels dans le cadre de leur mission de recouvrement de créances.

 

 

Article 3 : Durées de conservation

Concernant les données relatives à la gestion de clients et de prospects :

Les données à caractère personnel relatives aux clients ne peuvent être conservées au-delà de la durée strictement nécessaire à la gestion de la relation commerciale.

Toutefois, les données permettant d’établir la preuve d’un droit ou d’un contrat, ou, conservées au titre du respect d’une obligation légale peuvent être archivées conformément aux dispositions en vigueur (notamment celles prévues par le code de commerce, le code civil et le code de la consommation).

Par ailleurs, les données des clients utilisées à des fins de prospection commerciale peuvent être conservées pendant un délai de trois ans à compter de la fin de la relation commerciale (c'est-à-dire par exemple à compter d’un achat, de la date d’expiration d’une garantie, du terme d’un contrat de prestations de services, du dernier contact émanant du client).

Les données à caractère personnel relatives à un prospect non client peuvent être conservées pendant un délai de trois ans à compter de leur collecte par le responsable de traitement ou du dernier contact émanant du prospect (demande de documentation par exemple).

Au terme de ce délai de trois ans, le responsable de traitement pourra reprendre contact avec la personne concernée afin de savoir si elle souhaite continuer à recevoir des sollicitations commerciales. En l’absence de réponse positive et explicite de la personne, les données devront être supprimées ou archivées conformément aux dispositions en vigueur et notamment celles prévues par le code de commerce, le code civil et le code de la consommation.

Concernant les pièces d’identité :

En cas d’exercice du droit d’accès ou de rectification, les données relatives aux pièces d’identité peuvent être conservées pendant le délai prévu à l’article 9 du code de procédure pénale (soit un an). En cas d’exercice du droit d’opposition, ces données peuvent être archivées pendant le délai de prescription prévu à l’article 8 du code de procédure pénale (soit trois ans).

Concernant les données relatives aux cartes bancaires :

Les données relatives aux cartes bancaires doivent être supprimées une fois la transaction réalisée, c'est-à-dire dès son paiement effectif. Dans le cas d’un paiement par carte bancaire, elles peuvent être conservées pour une finalité de preuve en cas d’éventuelle contestation de la transaction, en archives intermédiaires, pour la durée prévue par l’article L 133-24 du code monétaire et financier, en l’occurrence 13 mois suivant la date de débit. Ce délai peut être étendu à 15 mois afin de prendre en compte la possibilité d’utilisation de cartes de paiement à débit différé.
Ces données peuvent être conservées plus longtemps sous réserve d’obtenir le consentement exprès du client, préalablement informé de l'objectif poursuivi (faciliter le paiement des clients réguliers par exemple). Ce consentement peut être recueilli par l’intermédiaire d’une case à cocher (non précochée par défaut), par exemple et ne peut résulter de l’acceptation de conditions générales.
Les données relatives au cryptogramme visuel ne doivent pas être stockées.
Lorsque la date d’expiration de la carte bancaire est atteinte, les données relatives à celles-ci doivent être supprimées.

Concernant la gestion des listes d’opposition à recevoir de la prospection :

Lorsqu’une personne exerce son droit d’opposition à recevoir de la prospection auprès d’un responsable de traitement, les informations permettant de prendre en compte son droit d’opposition doivent être conservées au minimum trois ans à compter de l’exercice du droit d’opposition. Ces données ne peuvent en aucun cas être utilisées à d’autres fins que la gestion du droit d’opposition.

Concernant les statistiques de mesure d’audience :

Au sujet des statistiques de mesure d’audience, les informations stockées dans le terminal des utilisateurs (ex : cookies) ou tout autre élément utilisé pour identifier les utilisateurs et permettant la traçabilité des utilisateurs ne doivent pas être conservés au-delà de six mois. Les nouvelles visites ne doivent pas prolonger la durée de vie de ces informations.
Les données de fréquentation brutes associant un identifiant ne doivent pas être conservées plus de six mois. Au-delà de ce délai, les données doivent être soit supprimées, soit anonymisées.

 

 

Article 4 : L’information, le consentement et l’exercice du droit d’opposition des personnes

Au moment de la collecte des données, la personne concernée est informée,  de l’identité du responsable du traitement, des finalités du traitement, du caractère obligatoire ou facultatif des réponses à apporter, des conséquences éventuelles, à leur égard, d’un défaut de réponse, des destinataires des données, de l’existence et des modalités d’exercice de ses droits d’accès, de rectification et d’opposition au traitement de ses données.

Il doit également être prévu :

  1. a) le recueil du consentement exprès et spécifique de la personne concernée, dans les cas suivants :
  • la prospection réalisée au moyen d’un mode de communication électronique (courrier électronique,  SMS ou MMS) hors produits ou services analogues ;
  • la prospection réalisée au moyen d'automates d'appel ou de télécopieurs ;
  • la cession à des partenaires des adresses électroniques ou des numéros de téléphone utilisés à des fins de prospection par automate d’appel, télécopie ou par envoi de SMS, MMS ;
  • la collecte ou la cession des données susceptibles de faire apparaître directement ou indirectement les origines raciales ou ethniques, les opinions politiques, philosophiques ou religieuses ou l’appartenance syndicale des personnes ou qui sont relatives à la vie sexuelle de celle-ci (par exemple, eu égard au type de documentation demandé, à la nature du produit acheté, du service ou de l’abonnement souscrit).
  1. b) la possibilité de permettre à la personne concernée de s’opposer de manière simple et dénuée d’ambiguïté, dans les cas suivants :
  • la prospection par voie postale ou téléphonique avec intervention humaine ;
  • la prospection réalisée au moyen d’un mode de communication électronique pour un produit ou service analogue ;
  • la prospection entre professionnels (sauf en cas d’utilisation d’une adresse générique) lorsque l’objet du message est en rapport avec l’activité du professionnel ;
  • la cession d’adresse postale et de numéros de téléphone utilisés à des fins de prospection avec intervention humaine ;
  • la cession à des partenaires  de données relatives à l’identité (à l’exclusion du code interne de traitement permettant l’identification du client) ainsi que les informations relatives à la situation familiale, économique et financière  visées à l’article 3-d, dès lors que les organismes destinataires s’engagent à ne les exploiter que pour s’adresser directement aux intéressés, pour des finalités exclusivement commerciales.

Le consentement visé au a) est une manifestation de volonté libre, spécifique et informée par laquelle une personne accepte que des données à caractère personnel la concernant soient utilisées pour certaines finalités. L’acceptation des conditions générales d’utilisation n’est donc pas une modalité suffisante du recueil du consentement des personnes.
La participation à un jeu concours ou une loterie ne peut être conditionnée  à la réception de prospection directe au moyen d'un automate d'appel, d'un télécopieur ou d'un courrier électronique de la part du responsable de traitement ou de ses partenaires.
Dans le cas d’une collecte via un formulaire, le droit d’opposition ou le recueil du consentement préalable doit pouvoir s’exprimer par un moyen simple et spécifique, tel qu’une case à cocher. Les mentions d’information et les modes d’expression de l’opposition ou du recueil du consentement doivent être lisibles, en langage clair et figurer sur les formulaires de collecte.
Lorsque la collecte des données intervient par voie orale, l’intéressé est mis en mesure d’exercer son droit d’opposition ou de donner son consentement avant la collecte de ses données.

Après la collecte des données :

  • la personne concernée a le droit de s’opposer, sans frais, à ce que ses données soient utilisées à des fins de prospection, notamment commerciale, par le responsable actuel du traitement ou celui d’un traitement ultérieur ;
  • les messages adressés à des fins de prospection directe, au moyen d'automates d'appel, télécopieurs et courriers électroniques, doivent mentionner des coordonnées permettant de demander à ne plus recevoir de telles sollicitations.

Le responsable du traitement auprès duquel le droit d’opposition a été exercé informe sans délai de cette opposition tout autre responsable de traitement qu’il a rendu destinataire des données à caractère personnel qui font l’objet de l’opposition.

 

 

Article 5 : L’utilisation d’un service de communication au public en ligne (site internet) :

Dans le cas où le responsable de traitement utilise un service de communication au public en ligne :
- Des données de connexion (date, heure, adresse Internet, protocole de l’ordinateur du visiteur, page consultée) pourront être exploitées à des fins de mesure d’audience. Dans ce cas, le consentement préalable des personnes n’est pas nécessaire, à condition qu’ils disposent d’une information claire et complète délivrée par l’éditeur du site internet, d’un droit d’opposition, d'un droit d'accès aux données collectées et qu’elles ne soient pas recoupées avec d’autres traitements tels que les fichiers clients.
- L’information relative à la finalité et aux droits des personnes peut être présente dans les courriers électroniques envoyés, sur la page d’accueil du site, et dans ses conditions générales d’utilisation par exemple.

Concernant l’exercice du droit d’opposition à l’analyse de sa navigation, l’outil permettant de désactiver la traçabilité mise en œuvre par l’outil d’analyse de fréquentation doit remplir les conditions suivantes :

  • un accès et une installation aisés pour tous les internautes sur l’ensemble des terminaux, des systèmes d’exploitation et des navigateurs internet ;
  • aucune information relative aux internautes ayant décidé d’exercer leur droit d’opposition ne doit être transmise à l’éditeur de l’outil d’analyse de fréquentation.

Par ailleurs, tout abonné ou utilisateur d'un service de communications électroniques doit être informé de manière claire et complète, sauf s'il l'a été au préalable, par le responsable du traitement ou son représentant :

  • de la finalité de toute action tendant à accéder, par voie de transmission électronique, à des informations déjà stockées dans son équipement terminal de communications électroniques, ou à inscrire des informations dans cet équipement;
  • des moyens dont il dispose pour s'y opposer.

Ces accès ou inscriptions ne peuvent avoir lieu qu'à condition que l'abonné ou la personne utilisatrice ait exprimé, après avoir reçu cette information, son accord qui peut résulter de paramètres appropriés de son dispositif de connexion ou de tout autre dispositif placé sous son contrôle.
Ces dispositions ne sont pas applicables si l'accès aux informations stockées dans l'équipement terminal de l'utilisateur ou l'inscription d'informations dans l'équipement terminal de l'utilisateur :

  • soit a pour finalité exclusive de permettre ou faciliter la communication par voie électronique ;
  • soit est strictement nécessaire à la fourniture d'un service de communication en ligne à la demande expresse de l'utilisateur.

 

 

Article 6 : Sécurités

Le responsable du traitement prend toutes précautions utiles pour préserver la sécurité des données et, notamment, empêcher qu’elles soient déformées ou endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès.
En particulier, les accès aux traitements de données doivent nécessiter une authentification des personnes accédant aux données, au moyen par exemple d’un code d'accès et d’un mot de passe individuels, suffisamment robustes et régulièrement renouvelés, ou par tout autre moyen d'authentification.
Dans le cas de l’utilisation d’un service de communication au public en ligne, le responsable de traitement prend les mesures nécessaires pour se prémunir contre toute atteinte à la confidentialité des données traitées. Les données transitant sur des canaux de communication non sécurisés doivent notamment faire l’objet de mesures techniques visant à rendre ces données incompréhensibles à toute personne non autorisée.
Les accès aux données relatives aux moyens de paiement doivent faire l’objet de mesures de traçabilité permettant de détecter a posteriori tout accès illégitime aux données et de l’imputer à la personne ayant accédé illégitimement à ces données.
Lorsqu’un moyen de paiement à distance est utilisé, le responsable de traitement doit prendre les mesures organisationnelles et techniques appropriées afin de préserver la sécurité, l’intégrité et la confidentialité des numéros de cartes bancaires contre tout accès, utilisation, détournement, communication ou modification non autorisés en recourant à des systèmes de paiement sécurisés conformes à l’état de l’art et à la réglementation applicable. Ces données doivent être notamment chiffrées par l’intermédiaire d’un algorithme réputé « fort ».
Lorsque le responsable de traitement conserve les numéros de carte bancaire pour une finalité de preuve en cas d’éventuelle contestation de la transaction, ces numéros doivent faire l’objet de mesure technique visant à prévenir toute réutilisation illégitime, ou toute ré-identification des personnes concernées. Ces mesures peuvent notamment consister à stocker les numéros de carte bancaire sous forme hachée avec utilisation d’une clé secrète.
Concernant les pièces d’identité, celles-ci ne doivent être accessibles qu’à un nombre de personnes restreint, et des mesures de sécurité doivent être mises en œuvre afin d’empêcher toute réutilisation détournée de ces données (apposition d’un marquage spécifique par exemple).

 

 

Article 7 : Transfert de données vers l'étranger

Une protection est assurée lorsqu’une des conditions suivantes est réunie :

  • les transferts s’effectuent à destination d’un pays reconnu par la Commission européenne comme assurant un niveau de protection adéquat ou d’une entreprise américaine ayant adhéré au Safe Harbor ;
  • ils sont encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne ou par des règles internes d'entreprise (BCR - Binding Corporate Rules) dont la CNIL a préalablement reconnu qu'elles garantissent un niveau de protection suffisant de la vie privée et des droits fondamentaux des personnes ;
  • ils correspondent à l’une des exceptions prévues à l’article 69 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, dont le champ d’application est limité à des cas de transferts ponctuels et exceptionnels. Ainsi, les transferts répétitifs, massifs ou structurels de données personnelles ne sont pas couverts et ils doivent faire l’objet de formalités préalables auprès de la CNIL dans les conditions prévues par ladite loi.

Seules peuvent être transférées les données pertinentes au regard de la finalité poursuivie par le transfert.